Einsatzgebiete – Wo bringt ein DMS Vorteile?

Intelligentes Dokumentenmanagement geht weit über die Archivierung von Dokumenten hinaus. Im Zuge der Projektierung werden Eingabemasken, Ausgabeformen und Workflows spezifisch an Abteilungen, Kunden oder einzelne Arbeitsplätze in Ihrem Unternehmen angepasst. Die Oberfläche des Key-Account-Managers wird möglicherweise völlig anders aussehen, als jene der Personalabteilung.

 

Die EASY SOFTWARE AG stellt Lösungen für nahezu alle Dokumententypen und Workflow-spezifischen Anforderungen bereit. An dieser Stelle seien nur einige davon exemplarisch genannt: 

 

Personalmanagement

Die Verwaltung der Personalstammdaten Ihrer Mitarbeiter können mittels maßgeschneiderter Ein- und Ausgabemasken verwaltet und mit externen Systemen abgeglichen werden. Zugriffe auf die Personaldaten unterliegen einem fein ausdefinierten Rechtesystem.

 

Rechnungseingangsworkflow inklusive Formularerkennung

Mit EASY INVOICE können Sie den gesamten Rechnungseingangsworkflow für Ihr Unternehmen digital abwickeln. Sowohl das Erfassen eines originären Formats digitaler Rechnungen (e-Rechnung) als auch das Scannen von Papierrechnungen sind dabei im Prozess vorgesehen. Nachdem die Eingangsrechnungen im DMS erfasst sind, kann ein Freigabeprozess angestoßen werden, was die Bearbeitung von Eingangsrechnungen beschleunigt und vereinfacht. Ebenso ist eine Belegerkennung integriert und eine automatische Verbuchung der kaufmännischen Belege in der Buchhaltung möglich. Das DMS optimiert den gesamten Prozess des Rechnungseingangs und endet nicht mit der digitalen Ablage der Eingangsrechnungen.

 

Ersetzen der klassischen Dateistruktur

Mit einem DMS werden die klassischen Dateistrukturen ersetzt. Natürlich die EASY ECM Suite nach Ihren gewohnten Dateistrukturen aufgebaut werden, um das DMS mit höchst möglicher Akzeptanz einzuführen. Trotzdem verfügen Sie mit einem DMS über eine automatische Versionierung von Dokumenten. Ebenso sind die Änderungen von im Team bearbeiteter Dokumente sichtbar und somit alle Änderungen nachvollziehbar. Diese Funktionen vereinfachen den Workflow und erhöhen die Transparenz.

 

Verwaltung von Verträgen

Hier stehen Vorlagen zur Erstellung, zur Fristenüberwachung und zur Versionshistorie zur Verfügung.

 

Formularverwaltung

Formulare können per Vorlage gestellt, Fristen überwacht und Versionen nachvollzogen werden. Zudem sind für Antragstellung, Freigabe oder Ablehnung jederzeit Termine und Personen nachvollziehbar.

 

Workflow

Dokumentenmanagement der EASY SOFTWARE AG beinhaltet das applikationsübergreifende Management von Workflows, beispielsweise für Genehmigungsverfahren, Anträge, Angebotsfreigaben usw. Die optionale Verwendung digitaler Signaturen, eines Aufgabenmanagements und von Schnittstellen zu anderen Anwendungen ermöglicht hier maximale Flexibilität.

 

Archivierung

Rechnungen, Lieferscheine und andere gescannte Dokumente sind aufgrund extrahierter Metadaten in Form von Blindtext, XML oder CSV rasch auffindbar. Barcodeerkennung und automatische Signatur sind nur wenige der zahlreichen Funktionen, welche EASY DMSbietet.

 

E-Mail-Archivierung

Die Archivierung erfolgt nach eigenen Vorgaben. Der Zugriff auf archivierte Mails ist aus dem Client oder aus EASY DMS heraus möglich.

 

Projektakte

Bei dieser DMS-Funktion werden alle Dokumente zu einem definierten Projekt gesammelt. Dabei helfen standardisierte Projektvorlagen, schnell und unkompliziert neue Projekte anzulegen und diese zu verwalten. Auch hier steigt die Nachvollziehbarkeit durch den Einsatz einer Projektakte massiv an. Damit ermöglicht das DMS ein transparentes Teamwork in Projekten.

 

Wissensmanagement

Das Wissen Ihrer MitarbeiterInnen ist eine wertvolle Ressource. Um Wissen im Unternehmen zu halten und nicht durch Weggang oder Pensionierung von MitarbeiterInnen zu verlieren, ist ein bewusstes Wissensmanagement von Nöten. Mit EASY DMS fällt ein organisiertes Wissensmanagement für Unternehmen einfach. Das DMS ist die strukturierte Sammelstelle für das Know-How in Ihrem Unternehmen.