Enormes potenzial im Rechnungseingangs-Prozess

Das Einsparpotenzial einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung ist Gegenstand verschiedener Studien. So haben beispielsweise Untersuchungen beim Bau- und Liegenschaftsbetrieb Nordrhein-Westfalen (BLB NRW) und bei der Stadt Duisburg laut einer aktuellen BARC-Studie gezeigt, dass sich in Zusammenarbeit mit externen Partnern bis zu 40 Prozent der Kosten für das Kreditorenmanagement einsparen lassen. Eine weitere Studie ergab, dass rund 25% aller Rechnungen zu spät bezahlt werden, woraus ein ergebniswirksamer Skontoverlust von bis zu 0,5% des Gesamt-Einkaufsvolumens entsteht.

EASY Invoice ist die effiziente Lösung für die digitale Rechnungsbearbeitung. Sie erfasst eingehende Rechnungen in einem sicheren und transparenten Prozess und extrahiert alle relevanten Informationen zuverlässig, bevor die Rechnung anschließend einen Prüfungs- und Freigabeworkflow durchläuft. Die Buchungsdaten übergibt EASY Invoice schließlich an das nachgelagerte ERP-System und archiviert die Rechnung absolut revisionssicher. Mit EASY Invoice behalten Sie als verantwortlicher Manager jederzeit den Überblick über Ihre Rechnungsvorgänge. Ganz gleich, wie groß das Unternehmen ist oder ob es noch wächst – denn EASY Invoice fügt sich harmonisch in bestehende IT-Landschaften ein und wächst mit Ihrem Bedarf.

Wirtschaftlich und effizient Die Eingangsrechnungsbearbeitung zählt zu den Kernprozessen eines Unternehmens und bindet erhebliche personelle und finanzielle Ressourcen. Eine herkömmliche, manuelle Bearbeitung führt zu langen Durchlaufzeiten, zahllosen Kopien und damit einhergehend zu Inkonsistenzen, aufwändiger Suche nach Rechnungen und überlaufenden Aktenregalen. Dagegen steht die elektronische Eingangsrechnungsbearbeitung mit EASY Invoice für hohe Prozessqualität, Transparenz, Schnelligkeit und jederzeitige Auskunftsfähigkeit.

Ineffziente Prozesse, mangelnde Transparenz und nicht rechtssichere Archivierung stellen erheblich fnanzielle und juristische Risiken dar. Alles in allem unnötige Risiken, denn mit EASY Invoice sind Sie auf der sicheren Seite und behalten jederzeit die Übersicht.

 

Sichere Prozesse

EASY Invoice macht einen zentralen Rechnungseingang und die vereinheitlichte Rechnungsprüfung häufg überhaupt erst möglich. Denn mit EASY Invoice vereinfachen Sie Ihren Rechnungseingangsprozess enorm. Eingehende Papierrechnungen werden eingescannt, digitale Rechnungen, die per Mail ankommen, vom System importiert. Mit hoher Genauigkeit liest das System die Daten aus und überprüft ihre Richtigkeit und Plausibilität anhand von Informationen aus anderen Quellen (etwa dem ERP-System). Gleichzeitig erfolgt eine formale Prüfung (beispielsweise nach §14 UstG) und ein Abgleich mit der Bestellung. Die derart validierten Daten übergibt EASY Invoice anschließend an den Prüfungs- und Freigabeworkflow. Sachbearbeiter, Kostenstellenverantwortliche und Buchhalter können sich ganz auf ihre Aufgaben in der Bearbeitungskette konzentrieren – denn Vorgänge, die ihre Mitwirkung erfordern, schickt die Lösung ihnen vollautomatisch. Selbst „Gelegenheitsanwender“, Anwender an entfernten Standorten oder Anwender, die gerade unterwegs sind, bindet das System optimal in die Bearbeitung von Eingangsrechnungen ein: mit einer E-Mail bei Rechnungseingang oder automatischen Erinnerungs-Mails.

Transparenz

Dank der Transparenz des Systems können Vorgänge nicht „liegenbleiben“ – selbst wenn Mitarbeiter abwesend sind. Sogar eine Priorisierung von Abläufen anhand frei defnierbarer Kriterien ist möglich und kann zur weiteren Kostenreduktion des Prozesses beitragen. Im nächsten Schritt übergibt EASY Invoice die geprüften und freigegebenen Rechnungen zur Verbuchung an das ERP-System und legt sie abschließend – revisionssicher – im digitalen Archiv ab. Dabei gilt: Die digitalisierten Dokumente stehen allen berechtigten Anwendern sowohl während des Prüfungs- und Freigabeprozesses als auch zu jedem späteren Zeitpunkt zur Verfügung – sei es aus der Lösung selbst oder nahtlos aus einem angebundenen ERP-System.

Wenn alle Prozessschritte optimal ineinandergreifen, wenn Sie eigene Workflows und Regeln erstellen, wenn die Rechnungseingangslösung mit Ihrem ERP-System perfekt zusammenarbeitet und Prüfung und Freigabe ideal getaktet sind, haben Sie sich offensichtlich für die Vorzüge von EASY Invoice entschieden.

 

 

Workflow zur Rechnungsprüfung und –freigabe

  • Regelbasierte Zuordnung und Verteilung von Aufgaben an Bearbeiter oder
  • Bearbeitergruppen
  • Berücksichtigung von Wertgrenzen und Kostenarten
  • Optional: Webbasierte Oberfläche ermöglicht Prüfung und Freigabe auf mobilen Geräten (Smartphones, Tablets)
  • Ausgefeilte Vertretungsregelungen
  • Mehrstufge Eskalationsmechanismen
  • Eingebautes Prozessmonitoring
    • Transparenz: frühzeitiges Erkennen von Störungen
    • Überwachung laufender Prozesse
    • Auswertung abgeschlossener Vorgänge
  • Dynamische Eingriffsmöglichkeiten in den Prozes für berechtigte Mitarbeiter
    • Schnellere Bearbeitung zeitkritischer Rechnungen
  • Transaktionsgesicherte Prozesssteuerung

Workflow Designer

  • Grafscher Workflowdesigner auf Basis von MS Visio®
  • Defnition selbst komplexer Regeln für den Prüfungs- und Freigabeprozess
  • Regelbasierte Steuerung mit Zugriff auf Kopf- und Positionsdaten der Rechnung

Regelwerk

  • Business Template optimiert für kreditorische Rechnungsprüfung
  • Kontrolle gesetzlicher Vorschriften gemäß §14 UStG
  • Rechnerische und formale Prüfung von Rechnungen

Buchung

  • Automatische Erstellung einer Buchung nach erfolgreicher Prüfung und Freigabe eines Rechnungsvorgangs
  • Transaktionssichere Übergabe an das angeschlossene ERP-System
  • Dunkelverbuchung möglich
  • Meldung bei Störungen im Prozess mit interaktiver Korrekturmöglichkeit

Reporting

  • Vielfältige Möglichkeiten für detaillierte Auswertungen

Konfiguration

  • Ausgereifte Lösung
    • Umfangreiche betriebswirtschaftliche Expertise
    • Erfahrung aus zahlreichen Projekten
  • Einfache Installation
  • Weitgehend vordesignte Prozesse
  • Kurze Projektlaufzeiten bei deutlich reduziertem Projektrisiko
  • Vielfältige Konfgurationsmöglichkeiten auf Fachebene
  • Software und Dokumentationen sind durchgängig zweisprachig (englisch/deutsch)